与员工有效沟通交流

管理的过程,从本质上说就是通过发挥各种管理功能,充分调动人的积极性,提高机构的效能,实现企业共同目标的过程。沟通从某种意义上讲,就是管理的本质。管理离不开沟通,沟通渗透于管理的各个方面。一个组织的沟通包括管理者与员工的沟通、员工之间的沟通以及组织与外部的沟通,其中,管理者与员工的沟通对于企业的长久发展和员工个人进步都十分重要。

与员工进行有效沟通交流

管理的过程从本质上说就是通过发挥各种管理功能充分调动人的积极性提高机构的效能实现企业共同目标的过程。沟通从某种意义上讲就是管理的本质。管理离不开沟通沟通渗透于管理的各个方面。一个组织的沟通包括管理者与员工的沟通、员工之间的沟通以及组织与外部的沟通其中管理者与员工的沟通对于企业的长久发展和员工个人进步都十分重要

第一、要让员工对沟通行为及时做出反馈

沟通的最大障碍在于员工误解或对管理者意见理解的不准确而让员工对管理者的意图做出反馈是减少这种问题的关键。而鉴定员工反馈是否有效的标准是数量和准确性。在企业管理中企业管理者作为主动发送者与员工进行沟通二者之间难免有沟通能力及表达接受信息之间的障碍。为克服这种障碍就要求管理者在向员工宣布一项任务后要求员工把所布置的任务再复述一遍通过直接或间接的询问“测试”下属。以确认他们是否完全了解。如果员工所复述的内容与管理者意见一致就说明沟通是有效的如果员工对管理者的意见领会出现差错可以及时地进行纠正调整陈述方式以免带来不可估量的损失。

第二、对不同的员工使用不同的语言

在同一组织中不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景这就可能使他们对相同的话产生不同的理解。另外由于专业化分工不断深化不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别以为自己说的话都能被其他人恰当的理解从而给沟通造成了障碍。沟通时必须根据接收者的具体情况选择语言语言应尽量通俗易懂尽量少用专业术语。以便接收者能确切理解所收到的信息。

管理者要慎重语言选择员工易于理解的词汇使信息更加清楚明确。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用或者对于可能产生误解的话语作必要的解释说明表明自己真实态度和情感以澄清误解。在传达重要信息的时候为了消除语言障碍带来的负面影响针对接受信息人的情况酌情使用对方易懂的语言确保沟通有效。

第三、积极倾听员工的发言

一位擅长倾听的领导者通过倾听可以从下属那里获得信息并对其进行思考。有效准确的倾听信息将直接影响管理者的决策水平和管理成效并由此影响公司的经营业绩。

领导者倾听时不是被动的听而是要主动的对信息进行搜索和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上要想象他的思路体会他的世界以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思避免进入“和自己说话”的陷阱。企业管理者应尽量给员工多的时间让他们相互交谈并且在倾听的过程用动作语言表现你对员工谈话的浓厚兴趣。使员工感觉到你是在诚心诚意地倾听他们的见解这样员工会毫无保留地把真实想法说出来。善于倾听的人能及时发现他人的好处并创造条件让其积极性发挥作用。倾听本身也是一种鼓励方式能提高对方的自信心和自尊心加深彼此的感情因此也激发出对方的工作热情与负责精神。

作为一名管理者有效地倾听是必要的。有时常常是说话者一时的灵感自己并有没有意识到对听者来说却是极大的启发。

第四、恰当的使用肢体语言

美国心理学家艾伯特•梅拉比安经研究认为在人们沟通中所发送的全部信息中仅有7%是由语言来表达的93%的信息是用非言语来表达的。因此管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性这样会在很大程度上跨越言语沟通本身固有的一些障碍提高沟通效率。

肢体语言是交流双方内心世界的窗口它可能泄露我们的秘密。一个成功的沟通者在强化沟通的同时必须懂得非语言信息而且尽可能了解它的意义磨练非语言沟通的技巧注意“察言观色”充分利用它来提高沟通效率。这就要求管理者在沟通时要时刻注意与员工交谈的细节问题不要以为这是“雕虫小技”而忽视。

第五、注意保持理性避免情绪化行为

在接受信息的时候接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时应该尽量保持理性和克制如果情绪出现失控则应当暂停进一步沟通直至恢复平静。

第六、减少沟通的层级

在许多企业中机构设置比较复杂信息的传递需要跨越许多中间环节才能到达终点。因此企业应加强组织建设积极改善组织结构和加强组织文化使企业能够较好的发挥沟通的功能。为避免沟通过程中信息的失真可以精简机构建立一支精明的团队根据组织的规模、业务性质、工作要求等选择沟通渠道制定相关的工作流程和信息传递程序以保证信息上传下达渠道的畅通为各级管理者决策提供准确可靠的信息。也可以通过召开例会、座谈会等形式传递和收集信息。企业有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门负责协调内部的沟通工作确保信息的真实使每一次沟通都得到预想的目的提高沟通效率。

因此管理者在与员工进行沟通时应尽量减少沟通的层级越是高级的领导者越应该注意与员工直接沟通。

第七、变单向沟通为双向沟通

很多企业沟通只是单向的即只是领导者向下传达命令下属只是象征性的反馈意见这样的沟通不仅无助于决策层的监督和管理时间一长必然挫伤员工的积极性及归属感所以单向沟通必须变为双向沟通。

双向沟通有利于促进人际关系和加强双方紧密合作能激励员工参与管理的热情久而久之给企业会带来不可估量的影响。同时企业组织者和管理者也应该掌握沟通技巧认真听取员工的意见发掘和利用员工的聪明才智充分调动他们的积极性和创造性这样企业最终会得到丰富利益的。

作为管理人员要想取得沟通的效果就需要在沟通的过程中不仅注重与员工沟通的次数而且更应该注重沟通的质量讲究沟通技巧运用适当的沟通原则和沟通方式才能到达良好的效果。

总而言之在管理者与员工之间进行的双向沟通其关键在于管理者。

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